Auf Konto 3050 wird die Rückstellung für am Bilanzstichtag noch offene, nicht verbrauchte Urlaubsansprüche der Dienstnehmer gebildet. Wirtschaftlich ist der Urlaubsanspruch mit der geleisteten Arbeit bereits entstanden, wird aber erst im Folgejahr konsumiert oder ausbezahlt — daher die Passivierung. Grundlage der Bewertung sind die offenen Urlaubstage je Mitarbeiter, bewertet mit dem laufenden Bezug samt anteiligen Lohnnebenkosten.
Einordnung: Kontenklasse 3 (Verbindlichkeiten und Rückstellungen) · Bilanz.
Wann buche ich auf dieses Konto?
- Zum Bilanzstichtag für alle bis dahin nicht konsumierten Urlaubsansprüche aus dem laufenden und aus Vorjahren.
- Anpassung der Rückstellungshöhe, wenn sich der Bestand offener Urlaubstage oder das Bezugsniveau ändert.
- Auflösung, soweit Urlaub im Folgejahr tatsächlich verbraucht oder ausbezahlt wird.
Nicht auf 3050 gehören bereits abgerechnete, aber noch nicht überwiesene Löhne und Gehälter — diese sind eine feststehende Verbindlichkeit (3800). Auch Abfertigungs- und Pensionsverpflichtungen sind eigene Rückstellungsarten (3010, 3020). Die Abgrenzung Rückstellung gegen Verbindlichkeit richtet sich nach der Ungewissheit: Solange Höhe und Zeitpunkt der Inanspruchnahme unsicher sind, liegt eine Rückstellung vor.
Buchungssätze
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 6200 Gehälter | 18.400,00 € | |
| 3050 Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube | 18.400,00 € |
Der Personalaufwand für die offenen Urlaubstage (inklusive anteiliger Lohnnebenkosten) wird im Verursachungsjahr erfasst und passiviert. Die Bewertung erfolgt je Dienstnehmer nach offenen Tagen und laufendem Bezug.
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 3050 Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube | 5.200,00 € | |
| 4910 Erträge aus Auflösung von Rückstellungen | 5.200,00 € |
Wird der zurückgestellte Urlaub im Folgejahr konsumiert und der laufende Bezug fortgezahlt, wird die nicht mehr benötigte Rückstellung ertragswirksam aufgelöst; der Bezug selbst läuft über die laufende Lohnverrechnung.
Der Urlaubsanspruch als ungewisse Verbindlichkeit
Ein Dienstnehmer erwirbt seinen Urlaubsanspruch laufend mit der geleisteten Arbeit. Ist zum Bilanzstichtag noch nicht der gesamte Anspruch verbraucht, besteht eine wirtschaftliche Last, die dem abgelaufenen Geschäftsjahr zuzuordnen ist. Nach § 198 Abs. 8 UGB ist dafür eine Rückstellung zu bilden, weil der Aufwand verursacht, die Inanspruchnahme aber dem Grunde, der Höhe oder dem Zeitpunkt nach noch ungewiss ist. So wird der Personalaufwand periodengerecht dem Jahr zugeordnet, in dem er entstanden ist.
Bewertung: offene Urlaubstage mal Tagesbezug
Bewertet wird die Rückstellung je Mitarbeiter: offene Urlaubstage multipliziert mit dem auf einen Arbeitstag entfallenden laufenden Bezug, erhöht um die anteiligen Lohnnebenkosten (Dienstgeberbeiträge zur Sozialversicherung, DB, DZ, Kommunalsteuer). Verwendet wird das Bezugsniveau des Zeitpunkts, zu dem der Urlaub voraussichtlich konsumiert wird. Die Dotierung wird als Personalaufwand erfasst; im Folgejahr wird die Rückstellung bei Verbrauch oder Auszahlung wieder aufgelöst.
Unternehmensrecht und Steuerrecht weichen oft ab
In der Praxis fallen die unternehmensrechtliche und die steuerliche Bewertung der Urlaubsrückstellung häufig auseinander. Der Unterschied liegt meist in der Ermittlung des Tagesbezugs — konkret in der Zahl der zugrunde gelegten Arbeitstage (dem Divisor): Ob das Jahresentgelt etwa durch die tatsächlich zu leistenden Arbeitstage oder durch einen pauschalen Wert geteilt wird, verändert den Tagessatz und damit die Höhe der Rückstellung. Unternehmensrechtlich ist nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zu bewerten, steuerlich sind die Vorgaben des § 9 EStG maßgeblich. Beide Werte können daher voneinander abweichen; die konkrete Ermittlung ist mit der steuerlichen Vertretung abzustimmen.
Abgrenzung zu Verbindlichkeit und anderen Rückstellungen
Von der Urlaubsrückstellung zu trennen sind bereits abgerechnete, aber noch offene Löhne und Gehälter (feststehende Verbindlichkeit, 3800) sowie die langfristigen Personalrückstellungen für Abfertigungen (3010) und Pensionen (3020). Das entscheidende Kriterium bleibt die Ungewissheit: Solange nicht feststeht, ob und wann der Anspruch zu einer Zahlung führt, ist er zurückzustellen und nicht als Verbindlichkeit auszuweisen. Die Beurteilung im Einzelfall ist Sache der steuerlichen Vertretung.