MT940 Import — Bankdaten in die Buchhaltung übernehmen

Was ist MT940?

MT940 (Message Type 940) ist ein internationaler SWIFT-Standard für elektronische Kontoauszüge. Es handelt sich um ein strukturiertes Textformat, das Banktransaktionen in einer maschinenlesbaren Form darstellt. Nahezu jede Bank weltweit unterstützt MT940 -- auch alle österreichischen Banken.

Das Format wurde in den 1970er Jahren von SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) entwickelt und ist bis heute der am weitesten verbreitete Standard für den Austausch von Kontoinformationen zwischen Banken und Buchhaltungssystemen.

MT940 vs. CAMT.053

Neben MT940 gibt es das neuere CAMT.053-Format (ISO 20022), das auf XML basiert. CAMT.053 ist strukturierter und enthält mehr Informationen, wird aber noch nicht von allen Banken unterstützt.

Für die Praxis gilt: MT940 funktioniert überall und ist nach wie vor das Standardformat für den Bankdaten-Import.

MT940 von österreichischen Banken exportieren

Erste Bank / Sparkasse (George)

1. Melde dich in George (george.at) an.
2. Gehe zu Kontoauszüge > Kontoauszüge herunterladen.
3. Wähle den gewünschten Zeitraum.
4. Wähle das Format MT940 (oder "SWIFT MT940").
5. Klicke auf Herunterladen.

Raiffeisen (Mein ELBA)

1. Melde dich in Mein ELBA an.
2. Navigiere zu Konto > Umsätze > Exportieren.
3. Wähle das Format MT940.
4. Definiere den Zeitraum und klicke auf Export.

Bank Austria (BusinessNet)

1. Melde dich im BusinessNet an.
2. Gehe zu Kontoauszüge > Herunterladen.
3. Wähle MT940 als Format.
4. Wähle den Zeitraum und lade die Datei herunter.

BAWAG (eBusiness)

1. Melde dich im eBusiness-Portal an.
2. Navigiere zu Kontoauszüge > Elektronische Auszüge.
3. Wähle MT940 und den gewünschten Zeitraum.
4. Klicke auf Download.

Tipp: Bei den meisten Banken kannst du den maximalen Zeitraum auf 90 Tage oder ein Quartal einstellen. Für den ersten Import empfiehlt sich, mit dem aktuellen Monat zu beginnen und dann schrittweise ältere Zeiträume nachzuimportieren.

Aufbau einer MT940-Datei

Eine MT940-Datei besteht aus strukturierten Blöcken. Hier ein vereinfachtes Beispiel:

:20:STMT2026020301
:25:AT611904300234573201
:28C:00001/001
:60F:C260201EUR12500,00
:61:2602030203D1250,00NTRFNONREF//AT2345678
:86:Miete Februar 2026 / Büro Wien
:61:2602030203C8500,00NTRFNONREF//AT9876543
:86:RE-2026-0042 TechSolutions GmbH
:62F:C260203EUR19750,00

Die wichtigsten Felder

C steht für Credit (Gutschrift / Haben), D für Debit (Belastung / Soll).

Import in die Buchhaltungssoftware

Der Import-Prozess folgt typischerweise diesen Schritten:

Schritt 1: Datei hochladen

Die MT940-Datei wird in die Buchhaltungssoftware hochgeladen. Das System erkennt automatisch die IBAN und ordnet das Bankkonto zu (z.B. Konto 2800 im ÖKR).

Schritt 2: Transaktionen parsen

Die Software liest alle Transaktionen aus der Datei und zeigt sie in einer Übersicht an. Jede Transaktion enthält:

• Buchungsdatum und Valutadatum
• Betrag (Soll oder Haben)
• Verwendungszweck
• Gegenkonto (wenn vorhanden)

Schritt 3: Duplikate erkennen

Gute Software erkennt automatisch, ob eine Transaktion bereits importiert wurde. Das verhindert doppelte Buchungen, wenn du denselben Zeitraum versehentlich zweimal importierst. Die Erkennung basiert auf einer Kombination aus Datum, Betrag und Referenznummer.

Schritt 4: Zuordnung und Buchung

Nach dem Import müssen die Transaktionen den richtigen Konten zugeordnet werden. Hier kommt das Matching ins Spiel (siehe unseren Artikel zum automatischen Bank-Abgleich).

Häufige Probleme und Lösungen

Problem 1: Zeichenkodierung (Umlaute)

MT940-Dateien verwenden häufig den SWIFT-Zeichensatz, der keine Umlaute unterstützt. Statt "Mühlbauer" steht dann "Mühlbauer" oder "M?hlbauer" im Verwendungszweck.

Lösung: Gute Importsoftware normalisiert den Zeichensatz automatisch und mappt SWIFT-Zeichen auf UTF-8.

Problem 2: Fehlende Gegenkonten

MT940 enthält nicht immer die vollständige IBAN des Gegenkontoinhabers. Besonders bei Kartenzahlungen oder Lastschriften fehlt diese Information.

Lösung: Das Matching über den Verwendungszweck (z.B. Rechnungsnummer, Kundennummer) ist in diesen Fällen zuverlässiger.

Problem 3: Sammelüberweisungen

Wenn deine Bank mehrere Zahlungen als eine Sammelbuchung ausführt, erscheint im MT940 nur der Gesamtbetrag. Die Einzelposten fehlen.

Lösung: Die Einzelposten müssen manuell aufgeteilt oder aus einem separaten Bericht der Bank ergänzt werden. Manche Banken bieten CAMT.053 an, das Sammelbuchungen mit den Einzelposten enthält.

Problem 4: Zeiträume überlappen

Wenn du MT940-Dateien mit überlappenden Zeiträumen importierst, können Duplikate entstehen.

Lösung: Importiere chronologisch und nutze die automatische Duplikaterkennung deiner Software. Numeris erkennt Duplikate anhand eines Transaktions-Hashes und überspringt bereits vorhandene Einträge automatisch.

Best Practices für den MT940-Import

1. Regelmäßig importieren: Wöchentlich oder monatlich, nicht einmal im Jahr. Je aktueller die Daten, desto schneller fallen Unstimmigkeiten auf.
2. Anfangssaldo prüfen: Nach jedem Import sollte der Endsaldo in der Software mit dem Kontoauszug übereinstimmen.
3. Verwendungszweck pflegen: Bitte deine Kunden, bei Überweisungen die Rechnungsnummer anzugeben. Das erleichtert das automatische Matching enorm.
4. Archivierung: Bewahre die MT940-Dateien auf. Sie sind Teil der Buchführungsunterlagen und müssen 7 Jahre aufbewahrt werden (Paragraph 132 BAO).

Mit Numeris importierst du MT940-Dateien per Drag & Drop. Die Software erkennt Duplikate, normalisiert Zeichensätze und startet sofort das automatische Matching. So wird der Bankimport vom lästigen Pflichtprogramm zur schnellen Routine.