Das Problem: Manuelle Belegerfassung
Jeder Buchhalter kennt das: Stapel von Rechnungen, die manuell abgetippt werden müssen. Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, USt-Code – alles von Hand. Bei 50 Belegen pro Monat sind das schnell 4-5 Stunden reine Tipparbeit.
Was KI-gestützte Belegerfassung kann
Moderne OCR (Optical Character Recognition) kombiniert mit künstlicher Intelligenz kann Belege nicht nur lesen, sondern auch verstehen:
1. Datenextraktion
- Lieferant (Name, Adresse, UID-Nummer)
- Rechnungsnummer und -datum
- Einzelpositionen und Gesamtbetrag
- USt-Betrag und angewandter Steuersatz
2. Klassifikation
- Automatische Erkennung des USt-Codes (V20, V10, V00, IGE, RC)
- Zuordnung zum richtigen Aufwandskonto
- Erkennung von Reverse-Charge-Fällen
3. Kontierungsvorschlag
- Soll-Konto basierend auf Lieferant und Leistungsart
- Haben-Konto (Lieferantenverbindlichkeit)
- Buchungstext aus Rechnungsdaten
Confidence Routing: Nicht alles ist gleich sicher
Ein gutes System weiß, wann es sich sicher ist – und wann nicht. Confidence Routing bedeutet:
| Confidence | Aktion |
|---|---|
| > 90% | Automatisch buchen |
| 70–90% | Vorschlag zur Prüfung |
| < 70% | Manuelle Erfassung nötig |
So werden eindeutige Belege (Miete, Telekom, bekannte Lieferanten) automatisch verarbeitet, während unklare Fälle dem Buchhalter vorgelegt werden.
Der Weg vom Beleg zur Buchung
- Hochladen: PDF, JPG oder PNG in die App ziehen
- OCR-Extraktion: In 0,5 Sekunden werden alle Felder erkannt
- KI-Analyse: USt-Code, Konto-Zuordnung, Lieferanten-Matching
- Vorschlag: Kompletter Buchungsvorschlag mit Confidence-Score
- Bestätigung: Ein Klick – fertig gebucht
Praxisbeispiel: AWS-Rechnung
Eine typische AWS-Rechnung (PDF, 142 KB):
- OCR erkennt: Amazon Web Services EMEA SARL, €1.248,60, UID LU26375245
- KI klassifiziert: V20 (Drittland → aber EU-Gesellschaft), Soll 7310 IT-Aufwand
- Matching: 12 vorherige Buchungen desselben Lieferanten bestätigen die Zuordnung
- Confidence: 97% → Buchungsvorschlag
Der gesamte Prozess dauert unter 3 Sekunden.
Was bringt die Automatisierung konkret?
- 80% Zeitersparnis bei der Belegerfassung
- Weniger Fehler durch automatische USt-Erkennung
- Bessere Nachvollziehbarkeit durch Beleg-Buchung-Verknüpfung
- Schnellere Abschlüsse weil Belege sofort verarbeitet werden
Mit Numeris wird die Belegerfassung vom Zeitfresser zum automatisierten Prozess. Du prüfst nur noch – statt zu tippen.